Droit de la copropriété

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Droit de la copropriété

Résponsabilité de Syndic

-Résponsabilité déontologique-

  • COMPTES, ACCÈS ET CONSERVATION

    1. Opérations financières.
      • Les opérations financières à partir des comptes dont l'agent immobilier a la gestion ne peuvent se faire que :
        • sous forme de transferts
        • et doivent être justifiées par :
          • des autorisations,
          • conventions,
          • instructions,
          • décisions
          • et documents.
      • Seuls les menus frais et débours habituellement réclamés sous forme de liquidités échappent à cette obligation.
      • L'agent immobilier ne peut détenir de carte de crédit relatif à ces comptes (art. 68 nouveau du Code de déontologie).
    2. Comptes, relevés et états patrimoniaux.
      • Les comptes, relevés et états patrimoniaux doivent être clairs et détaillés (art. 69 nouveau du Code de déontologie).
      • Ils doivent être réalisés conformément aux statuts et au contrat liant le syndic à la copropriété.
    3. Comptes de l'association des copropriétaires.
      • Le syndic doit disposer d'un compte bancaire distinct, dont il est le seul responsable, ouvert au nom de chaque association de copropriétaires dont il est le syndic (art. 77 nouveau du Code de déontologie).
      • L'article 577-5, § 3, alinéa 5 nouveau, du Code civil prévoit qu'il est obligatoire d'ouvrir, au nom de l'association des copropriétaires :
        • un compte distinct pour le fonds de roulement
        • et un compte distinct pour le fonds de réserve.
    4. Accès aux pièces justificatives.
      • L'article 84 nouveau du Code de déontologie prévoit que l'agent immobilier syndic tient :
        • les pièces justificatives relatives aux décomptes,
        • ainsi qu'un état détaillé du patrimoine, à la disposition en ses bureaux.
      • L'obligation de permettre l'accès à ces documents est prévue en ce qui concerne les associations de copropriétaires par l'article 577-8, § 4, 11°, du Code civil.
    5. Accès pour le locataire.
      • Le locataire a la faculté de consulter les documents relatifs aux frais et charges dans les bureaux du syndic.
    6. Conservation des pièces justificatives pendant dix ans.
      • L'article 84, alinéa 2 nouveau, du Code de déontologie prévoit l'obligation pour le syndic de conserver les pièces justificatives relatives aux décomptes ainsi qu'un état détaillé du patrimoine de l'association des copropriétaires pendant dix ans à dater de sa décharge.
  • DEVOIR D'INFORMATION
    • Bien que les dispositions du Code civil relatives à la copropriété ne prévoient rien de particulier à propos de ce devoir d'information,
      • cette mission incombe donc au syndic en vertu du Code de déontologie.
    • MAIS il s'agit également de satisfaire à une obligation générale de prudence et de précaution de sorte que
      • l'agent immobilier pourrait être tenu pour responsable, si une telle faute est commise,
      • et être contraint à indemniser le dommage en découlant.
      • Sa responsabilité peut être engagée s'il méconnaît ce devoir.
  • COMMANDE DE FOURNITURES ET SERVICES
    1. Éviter les conflits d'intérêts.
      • Il ne peut être passer commande de fournitures ou de services avec des personnes avec lesquelles il a un lien familial ou juridique, SAUF autorisation ou ratification du commettant dûment informé de ce lien (art. 75 nouveau du Code de déontologie).
        • Il s'agit d'éviter le risque ou toute suspicion d'une éventuelle collusion entre le syndic et les prestataires de services ou fournisseurs de l'association des copropriétaires.
    2. Fournisseurs agréés.

      3. La commande ne peut être passée qu'aux fournisseurs de travaux et services qui possèdent les agréations éventuellement requises en vertu de la loi ou de la réglementation (art. 73 nouveau du Code de déontologie).

    3. Provision suffisante au préalable.

      4. Afin de réclamer une provision suffisante, le syndic procédera à des appels de fonds préalablement à toute commande de travaux qui sera tenue en suspens aussi longtemps que les sommes ne seront pas en sa possession.

  • OBLIGATION D'ÉTABLIR UN CONTRAT ÉCRIT

    • Selon l'article 76 nouveau du Code de déontologie, le syndic est obligé d'établir un contrat écrit (article 577-5, § 3 du Code civil).

  • VERSEMENT À LA COPROPRIÉTÉ DE TOUTE SOMME LUI REVENANT
    • Le syndic fera le nécessaire pour veiller à ce que
      • les indemnités,
      • ristournes,
      • remboursements
      • et, de manière générale, toute somme revenant à l'association des copropriétaires
      soient versés directement sur le compte de cette dernière (art. 79 nouveau du Code de déontologie).
    • Sont visées ici, notamment, ce que l'on appelle communément les « commissions occultes ».
      • Il est interdit au syndic de percevoir toute somme du chef d'un contrat, de fournitures, etc.
      Les sommes éventuellement perçues à ce titre doivent revenir à l'association des copropriétaires.
  • DEVOIR DE CONSEIL EN MATIÈRE D'ASSURANCES

    • L’administrateur de biens et le syndic doivent respecter les dispositions du Code de déontologie et celles de la loi sur la copropriété relatives aux commandes de services à des préposés ou des personnes proches.

  • RESPECT DES LOIS, STATUTS ET RÈGLEMENTS - DEVOIR DE NEUTRALITÉ
    • Le syndic doit respecter :
      • les lois
      • de même que les statuts,
      • les règlements
      • et conventions
      pour autant que ces derniers ne contreviennent pas aux dispositions légales contraignantes (art. 78 nouveau du Code de déontologie).
    • Il doit aussi veiller à adopter une stricte neutralité dans les conflits qui impliqueraient des copropriétaires ou des occupants (art. 80 nouveau du Code de déontologie).
    • Par contre, lorsque les conflits concernent la gestion de l'association,
      il ne peut rester en retrait et a l'obligation
      • « de prendre part effective dans la gestion du litige
      • et se doit de faire respecter :
        • les dispositions légales en vigueur,
        • l'éventuelle décision de l'assemblée générale
        • ou même une décision de justice.»
  • RELATIONS AVEC LE CONSEIL DE COPROPRIÉTÉ ET LE COMMISSAIRE AUX COMPTES
    • Selon le nouvel article 577-8/1, § 1er, du Code civil, la mission première du conseil de copropriété consiste à veiller à la bonne exécution par le syndic de ses missions.
    • L'article 81 nouveau du Code de déontologie prévoit que le syndic doit tout mettre en Å“uvre afin de permettre à l'éventuel conseil de copropriété et au commissaire aux comptes de remplir leurs missions, sans que cette obligation ne l'autorise à donner suite à des initiatives du conseil de copropriété ou du commissaire aux comptes non légalement ou conventionnellement autorisées.
    • Si le conseil de copropriété se voit confier une mission spécifique comme la loi l'autorise, le syndic lui doit assistance.
  • ADJONCTION D'UN SYNDIC PROVISOIRE
    • L'article 577-8, § 6, du Code civil prévoit la faculté pour l'assemblée générale d'adjoindre un syndic provisoire au syndic effectif.
    • Le syndic et celui qui lui est adjoint provisoirement doivent instaurer entre eux une collaboration optimale et adaptée à l'étendue de leur mission (art. 82 nouveau du Code de déontologie).
  • SYNDIC DÉSIGNÉ PAR VOIE DE JUSTICE
    1. Tenu aux mêmes obligations.

      2. L'agent immobilier syndic désigné par voie de justice est tenu aux mêmes obligations que celles auxquelles est soumis un syndic ordinaire, sous réserve et dans les limites des décisions judiciaires qui lui seraient applicables (art. 83 nouveau du Code de déontologie).

    2. Titulaires de professions libérales.
      • Outre la déontologie de leur profession libérale, les personnes concernées sont également contraintes de respecter la déontologie des agents immobiliers.
      • Il est recommandé en outre que les éventuelles instructions ou sanctions disciplinaires soient communiquées à l'autre autorité disciplinaire.
  • TRANSMISSION DU DOSSIER À SON SUCCESSEUR
    • L'article 85 nouveau du Code de déontologie précise que lors de la transmission du dossier de l'immeuble en application de l'article 577-8, § 4, 9°, du Code civil, entre agents immobiliers syndic,
      • le syndic sortant
      • et celui qui lui succède
      établissent un inventaire détaillé des pièces transmises.
    • L'Association Belge des Syndics et Administrateurs de biens (ABSA) a établi un document fort complet intitulé « Procès-verbal de reprise/remise d'une copropriété».
  • RESPONSABILITÉ CONTRACTUELLE DU MANDATAIRE
    • La relation contractuelle qui unit l'association des copropriétaires et le syndic est celle du mandat.
      • Sa responsabilité doit donc être examinée en fonction des dispositions relatives au mandat contenues dans les articles 1984 à 2010 du Code civil.
    • Parallèlement à ces dispositions, la responsabilité du syndic doit également être appréciée au regard de ses obligations relatives aux dispositions liées à la copropriété forcée des immeubles et groupes d'immeubles.
    • Enfin, le mandataire n'est responsable de sa faute que si celle-ci a causé un préjudice à son créancier mandant.
      • La responsabilité contractuelle du syndic ne peut être retenue que si les copropriétaires démontrent qu'il existe une faute, un dommage et un lien causal entre ces deux éléments.
  • GRATUITÉ DU MANDAT
    • Lorsque le mandat est gratuit, l'article 1992, alinéa 2, du Code civil prévoit : " Néanmoins la responsabilité relative aux fautes est appliquée moins rigoureusement à celui dont le mandat est gratuit qu’à celui qui reçoit un salaire"
      • La doctrine n'est pas unanime sur la question de savoir si cette règle est applicable au syndic non rémunéré.
    • Certains estiment que le syndic non professionnel et bénévole ne sera tenu que de sa faute lourde.Certains estiment que le syndic non professionnel et bénévole ne sera tenu que de sa faute lourde.
      • Sa responsabilité doit donc être examinée en fonction des dispositions relatives au mandat contenues dans les articles 1984 à 2010 du Code civil.
    • Il a été prévu l'obligation pour le syndic non professionnel de contracter une assurance responsabilité de la même façon que le syndic professionnel, la seule différence étant que l'assurance du syndic non professionnel doit être souscrite aux frais de l'association des copropriétaires (art. 577-8, § 4, 10°, C. civ.).
  • OBLIGATION DE MOYENS OU DE RÉSULTAT
    • Les obligations du syndic consistent en principe en une obligation de moyens, MAIS il est évident que dans certains cas, il s'agit d'une obligation de résultat, notamment, lorsque la loi impose certaines missions au syndic telles que :
      • celles qui entourent l'assemblée générale qui doit se tenir :
        • à une période déterminée,
        • ou à la requête d'un ou de plusieurs propriétaires,
      • rédaction du procès-verbal et son envoi aux copropriétaires,
      • les informations et documents à transmettre dans les 30 jours au notaire en cas de cession d'un lot,
      • l'information à donner aux locataires et occupants de la date de l'assemblée générale.
    • L'importance de la distinction entre obligation de moyens et de résultat consiste dans la charge de la preuve de la faute qui sera plus aisée à apporter dans le cas où l'obligation de résultat n'est pas remplie.
      • Le syndic pourra dégager sa responsabilité s'il peut démontrer que le résultat n'a pas pu être atteint compte tenu de l'existence d'une cause étrangère libératoire.
    • Par contre, s'il s'agit d'une obligation de moyens,
      • il ne suffit plus au créancier d'établir qu'il n'a pas obtenu le résultat souhaité, il doit prouver que son cocontractant n'a pas fait montre de la diligence qu'on aurait été en droit d'attendre d'un bon père de famille :
      • il doit établir un écart de conduite par rapport au comportement qu'eût apporté un homme normalement diligent et prudent placé dans les mêmes circonstances concrètes.
  • CONSTITUTION, CONSERVATION ET TRANSMISSION DU DOSSIER DE L'IMMEUBLE
    • Le syndic a l'obligation de réunir et de conserver les documents et archives de la copropriété.
      • Il s'agit d'une obligation de résultat.
      L'absence de conservation par le syndic est de nature à entraîner sa responsabilité contractuelle.
    • Le dossier de l'immeuble comprend le dossier d'intervention ultérieure.
    • L'article 577-8, § 4, 9° nouveau, du Code civil prévoit que le syndic doit transmettre le dossier de gestion de l'immeuble :
      • à son successeur
      • ou, en l'absence de ce dernier, au président de la dernière assemblée générale,
        • dans un délai de 30 jours suivant la fin de son mandat.
    • Les syndics sont parfois tentés de retenir les dossiers de la copropriété lorsqu'ils sont créanciers de cette dernière.
      • Cette manière d'agir contrevient à l'obligation de transmettre le dossier à son successeur.
      • En cas de litige, la possibilité de remettre les documents entre les mains d'un séquestre existe.
      • Mais, la plus grande prudence s'impose dans l'exercice de ce droit de rétention.
      • L'association des copropriétaires privée du dossier de gestion de l'immeuble n'est pas en mesure de fonctionner normalement et le préjudice en résultant dans son chef pourrait être considérable et justifier une demande de dommages et intérêts.
        • EXEMPLE : Une demande de restitution des documents de l'association des copropriétaires formulée à l’encontre du syndic dans le cadre d'une procédure en référé est recevable car elle satisfait à la condition d'urgence requise.
    • L'article 84, alinéa 2 nouveau du Code de déontologie impose au syndic:
      • l'obligation de la conservation des pièces justificatives relatives aux décomptes,
      • ainsi qu'un état détaillé du patrimoine de l'association des copropriétaires pendant dix ans.
  • MISSIONS DU SYNDIC
    • Les missions du syndic sont énumérées dans la loi.
    • La jurisprudence s'est prononcée à de nombreuses reprises sur des actions relatives à l'exécution de ces missions.

    VOICI QUELQUES EXEMPLES DE DÉCISIONS :

    1. Commande de travaux.
      2.
      • La responsabilité du syndic est engagée lorsqu'il commande des travaux qui ne présentent aucun caractère d'urgence sans en avoir reçu l'autorisation préalable de l'assemblée.
      • Il commet une faute lorsqu'il laisse exécuter des travaux à des éléments en béton de l'immeuble alors que seuls des travaux de peinture devaient être réalisés à la façade avant.
      • En outrepassant ses pouvoirs, le syndic commet une faute dans l'exécution de sa mission.
      • La responsabilité du syndic est également retenue alors qu'il a fait construire un parc à conteneur dans la mesure où cette construction a été réalisée sans autorisation et au mépris des règles d'urbanisme et qu'il a persisté à maintenir l'existence de ce parc.
    2. Exécution des demandes de l'association des copropriétaires
      3.
      • En principe, le syndic doit exécuter les demandes de l'association des copropriétaires.
      • MAIS si ces demandes ne sont manifestement pas raisonnables, et qu'il n'y donne pas suite, sa responsabilité ne sera pas engagée.
      Ainsi la responsabilité du syndic n'a pas été retenue pour n'avoir pas contesté l'importance d'une facture comme le lui demandait l'association. Aucun grief sérieux ne permettait de la contester au motif que la hauteur de la facture était due aux manquements des copropriétaires eux-mêmes comme cela apparaissait d'un procès-verbal d'assemblée.
    3. Prétendu mépris du syndic.
      • L'association des copropriétaires estime parfois à tort que son syndic ne tient pas compte d'elle.
      • Des affirmations selon lesquelles le syndic démissionnaire n'a, depuis des années, traité l'assemblée générale que comme un organe pro forma, doivent être prouvées, à tout le moins rendues plausibles.
      • Lorsqu'au contraire existent les procès-verbaux des assemblées générales successives dans lesquels sont acceptés les achats de matériel ou l'exécution de travaux par le syndic, le syndic ne peut pas être ensuite responsable.
    4. Non-convocation d'une assemblée.
      • Cependant, lorsqu'il méconnaît la volonté majoritaire des copropriétaires de convoquer une assemblée générale, en prétendant que le courrier l'y invitant n'est pas signé, alors que ce courrier fait clairement référence à une annexe, à savoir une liste reprenant la signature de 47 des 92 copropriétaires disposant au moins de 4 000 quotités,
        • le syndic n'exécute pas son mandat de bonne foi et commet une faute caractérisée et de nature particulièrement grave.
        Cette faute justifie l'octroi de dommages et intérêts.
    5. Convocation tardive d'une assemblée.
      • Cependant, un syndic n'est pas responsable pour la convocation tardive d'une assemblée générale, si le copropriétaire intéressé n'a lui-même rien entrepris sur base des possibilités que la loi offre afin de faire convoquer une assemblée générale.
  • ACTES CONSERVATOIRES ET MESURES PROVISOIRES

    • En application de l'article 577-8, § 4, 4°, du Code civil, le syndic est chargé d'accomplir tous actes conservatoires et d'administration provisoire.

  • DEVOIR DE SURVEILLANCE - LE SYNDIC N'EST PAS LE GARDIEN DE L’IMMEUBLE
    • Selon la jurisprudence, le syndic n'est pas le gardien de l'immeuble et sa responsabilité n'est pas retenue sur pied de l'article 1384, alinéa 1er du Code civil.
    • Depuis l'entrée en vigueur de la loi du 30 juin 1994, il est admis que l'association des copropriétaires peut être considérée comme le gardien de l'immeuble.
        Cela ne signifie pas ipso facto que le syndic sera exonéré de toute responsabilité :
      • Il conviendra d'examiner les circonstances de fait pour déterminer qui, en définitive est le gardien de l'immeuble.
      • Le postulat selon lequel le syndic qui n'habite pas dans l'immeuble n'en est pas le gardien au sens de l'article 1384, alinéa 1er du Code civil doit être nuancé.
    • Pour exécuter sa mission, le syndic doit inspecter et effectuer des visites périodiques dans l'immeuble qu'il gère.
      Sa responsabilité est retenue s'il ne prend pas les mesures de sauvegarde urgentes.
        PAR EXEMPLE :
      • S'il tarde à faire détecter l'origine d'une fuite à une conduite d'eau,
      • s'il ne fait pas procéder aux réparations d'un dégât des eaux aux parties communes,
      • s'il ne fait pas remplacer la serrure du garage de l'immeuble brisée à la suite d'une effraction.
  • MANÅ’UVRES DOLEUSES DU SYNDIC

    • Le syndic est bien évidemment responsable du préjudice résultant de son dol en vertu de l'article 1992, alinéa du Code civil.

    EXEMPLE 1 : Il a été jugé que lorsqu'il ressort d'une expertise judiciaire que l'assemblée générale a conclu différents contrats douteux sur base d'une présentation erronée des faits, les décisions qui en découlent doivent être annulées. Dans cette espèce, le syndic a été condamné au remboursement d'une somme de l'ordre de 300 000 € par un jugement exécutoire par provision.
    EXEMPLE 2 : En revanche, la responsabilité des membres du conseil de gérance n'a pas été retenue dès lors q u ' i l apparaissait que les pièces étaient dissimulées par le syndic et que les charges étaient versées à un autre compte que celui de l'association des copropriétaires.
  • POUVOIR DU SYNDIC D'AGIR EN JUSTICE
    1. Arriérés de charges.
      • Le syndic doit prendre les dispositions requises pour introduire les procédures nécessaires pour la récupération des arriérés de charges de copropriété auprès des copropriétaires défaillants.
      • Selon la majorité de la doctrine, le syndic avait toujours le pouvoir d'introduire une action en recouvrement des charges à l’encontre d'un copropriétaire, sans disposer d'une autorisation de l'assemblée, car ceci entre dans sa mission d'administrer les fonds de la copropriété.
      • Cette opinion n'était cependant pas partagée par tous et selon d'autres commentaires, une décision d'assemblée serait nécessaire.
      • Désormais, la loi du 18 juin 2018 prévoit expressément que le syndic peut prendre toutes les mesures judiciaires et extrajudiciaires pour la récupération des charges (art. 577-5, § 3, al. 6 nouveau, C. civ.).
    2. Autres procédures.
      • En revanche, une procédure judiciaire pour d'autres motifs qui ne serait pas justifiée par l'urgence ne peut être introduite par le syndic sans autorisation de l'assemblée générale.
        Ce faisant, il outrepasserait son mandat et contreviendrait ainsi à l'article 1998 du Code civil.
      • Le syndic représente l'association des propriétaires en justice en vertu de l'article 577-8, § 4, 6°, du Code civil.
        Ceci signifie que le syndic en sa qualité d'organe ne devra pas justifier à l'égard des tiers d'un mandat l'habilitant à introduire une action judiciaire et cela même en présence d'une clause des statuts qui subordonnerait son pouvoir d'action à l'autorisation de l'assemblée générale.
      • Il en va tout autrement dans le cadre de la relation entre le syndic et l'association des copropriétaires régie par les règles du mandat.
        • Son pouvoir de représentation ne lui confère pas un pouvoir autonome d'agir en justice.
        • Selon la Cour de cassation, le pouvoir du syndic de représenter l'association des copropriétaires en justice doit être distingué du droit d'initiative d'agir en justice.
        • Des pouvoirs de représentation légaux du syndic, il ne peut être déduit qu'il est autorisé sans décision de l'assemblée générale à introduire une procédure d'appel.
  • PRESCRIPTION DE L’ACTION EN RESPONSABILITE
    1. Principe général: La prescription de 10 ans.

      L’art. 2262bis du Code civil prévoit que toutes les actions personnelles sont prescrites par 10 ans.

      L’action en responsabilité dirigée contre le syndic est une action personnelle.
    2. Dérogations :
      • Toute action en réparation d’un dommage fondée sur une responsabilité extracontractuelle se prescrit par 5 ans à partir du jour qui suit celui où la personne lésée a eu connaissance du dommage ou de son aggravation et de l’identité de la personne responsable. (al. 1er du principe)
      • Les actions visées à l’alinéa 2 se prescrivent en tout cas par 20 ans à partir du jour qui suit celui où s’est produit le fait qui a provoqué le dommage.

        Si la responsabilité est de nature contractuelle, l’action se prescrit par 10 ans. Si elle est de nature extracontractuelle, elle se prescrit par 5 ans.

      • Prescription de 5 ans en cas de dissolution de l’association des copropriétaires :
        Toutes les actions contre les copropriétaires, l’association des copropriétaires, le syndic et les liquidateurs, se prescrivent par 5 ans, à compter de la transcription au bureau compétent de l’Administration générale de le Documentation patrimoniale de l’acte notarié constatant la clôture de la liquidation
      • Conflits d’intérêts

        En cas d’introduction d’une action en responsabilité à l’encontre d’un syndic en place, un mandataire ad hoc sera désigné pour représenter en justice l’association des copropriétaires afin d’éviter un conflit d’intérêts manifeste. Un syndic provisoire pourrait ainsi être désigné sur pied de l’article 577-8, § 6, du Code civil pour une durée et à des fins déterminées.

        En pratique, cette situation ne se présentera pas souvent, ou sera très temporaire.
  • LE SYNDIC SEUL RESPONSABLE DE SA GESTION
    • Selon l’article 577-8, § 5, le syndic est seul responsable de sa gestion;
      • Il ne peut déléguer ses pouvoirs sans l’accord de l’assemblée générale et seulement pour une durée ou à des fins déterminées.
    • En application de l’article 1994 du Code civil, le mandataire répond de celui qu’il s’est substitué dans la gestion :
      • Quand il n’a pas reçu le pouvoir de se substituer quelqu’un;
      • Quand ce pouvoir lui a été conféré sans désignation d’une personne, et que celle dont il a fait choix notoirement incapable ou insolvable. Dans tous les cas, le mandant peut agir directement contre la personne que le mandataire s’est substituée.
    • La loi du 15 mai 2012 a introduit une innovation importante en ces termes: « Sous réserve de dispositions contraires dans le présent chapitre, la correspondance recommandée est, à peine de nullité, adressée au domicile, ou à défaut, à la résidence ou au siège social du syndic et au siège de l’association des copropriétaires» (art. 577-8, § 4, 6°, 2e phrase, C. civ.).
      • Un courrier recommandé doit obligatoirement être adressé tant à l’association des copropriétaires qu’au syndic.
      • Il est aussi obligé d’utiliser la voie de courrier recommandé dans d’autre cas spécifiquement prévus par la loi, notamment :
        • l’envoi au syndic par des propriétaires d’une requête tendant à la convocation d’une assemblée générale (art. 577-6, § 2, al. 2 C. civ.),
        • ou encore l’envoi adressé par le notaire au syndic lors de la cession du droit de propriété d’un lot (art. 577-11, § 2, al. 1er, C. civ.).
          • Dans ces hypothèses, il n’y a pas lieu à l’envoi de 2 courriers recommandés.
          • Ceci explique la réserve émise au début de l’article.
      • Quant à la nullité prévue par la loi lorsque la formalité du double recommandé n’est pas respectée, il s’agit d’une nullité relative qui peut être invoquée par l’association des copropriétaires ou le syndic.
  • AVERTISSEMENT
    • La comptabilité des copropriétés est un sujet très technique de la compétence des personnes ayant reçu une formation en comptabilité.
    • Ce chapitre se limite à relater les nouvelles règles introduites par l’arrêté royal du 12 juillet 2012, à tenter d’en comprendre la portée à la lumière des dispositions relatives à la copropriété.
    • Les syndics des copropriétés de 20 lots ou plus devront se faire assister par des personnes possédant des connaissances comptables et, le cas échéant, il leur faudra convaincre les associations de copropriétaires de financer cette charge supplémentaire.
    • Le syndic doit établir les décomptes de manière lisible afin que tous, même ceux qui n’ont pas de formation comptable particulière, puissent appréhender les comptes.
  • PRINCIPES
    • Le législateur de 2010 a imposé certaines règles à respecter pour la tenue de la comptabilité.
      • L’article 577-8, § 4, 17°, du Code civil dispose que le syndic est tenu : « de tenir les comptes de l’association des copropriétaires de manière claire, précise et détaillée suivant le plan comptable minimum normalisé à établir par le Roi.
      • Toute copropriété de moins de 20 lots à l’exclusion des caves, des garages et parkings est autorisée à tenir une comptabilité simplifiée reflétant au minimum :
        • les recettes et les dépenses,
        • la situation de la trésorerie
        • ainsi que les mouvements de disponibilités en espèces et en comptes,
        • le montant du fonds de roulement et du fonds de réserve visés à l’article 577-11, § 5, al. 2 et 3,
        • les créances et les dettes des copropriétaires. »
    • L’arrêté royal du 12 juillet 2012 a été promulgué en application de cette disposition.
    • L’article 577-8, § 4, 9°, du Code civil prévoit que si son mandat a pris fin, le syndic doit transmettre dans un délai de 30 jours suivant la fin de son mandat,
      • l’ensemble du dossier de la gestion de l’immeuble à son successeur,
      • « y compris la comptabilité et les actifs dont il avait la gestion,
      • tout sinistre,
      • un historique du compte sur lequel les sinistres ont été réglés,
      • ainsi que les documents prouvant l’affectation qui a été donnée à toute somme qui ne se retrouve pas sur les comptes
      • financiers de la copropriété ».
    • L’article 577-11, § 1er, 6° impose de communiquer au copropriétaire sortant dans la perspective de la cession du droit de propriété d’un lot, entre autres informations d’ordre comptable « une copie du dernier bilan approuvé par l’assemblée générale de l’association des copropriétaires ».
    • L’article 577-11, § 2, 1° à 4° prévoit également toute une série d’informations qui doivent être transmises au notaire en cas d’actes entre vifs translatif ou déclaratif de propriété ou pour cause de mort :
      • 1°Le montant des dépenses de conservation, d’entretien, de réparation et de réfection décidées par l’assemblée générale ou le syndic avant la date certaine du transfert de la propriété mais dont le paiement est demandé par le syndic postérieurement à cette date ;
      • 2°Un état des appels de fonds approuvés par l’assemblée générale avant la date certaine du transfert de la propriété, mais dont le paiement est demandé par le syndic postérieurement à cette date ;
      • 3°Un état des frais liés à l’acquisition de parties communes, décidés par l’assemblée générale avant la date certaine du transfert de propriété, mais dont le paiement est demandé par le syndic postérieurement à cette date ;
      • 4°Un état des dettes certaines dues par l’association des copropriétaires à la suite de litiges nés avant la date certaine du transfert de la propriété, mais dont le paiement es demandé par le syndic postérieurement à cette date. »
    La comptabilité pourrait en théorie comporter toutes ces informations.
  • PORTEE DE L’ARRETE ROYAL DU 12 JUILLET 2012
    • L’article 1er de l’arrêté royal du 12 juillet 2012 fait expressément référence aux copropriétés de 20 lots et plus en ce qu’elles doivent tenir une comptabilité faisant usage du plan comptable minimum normalisé annexé à l’arrêté.
    • Par contre, les autres dispositions n’opèrent plus de distinction, faisant obligation aux « associations de copropriétaires » ou à « toute comptabilité »  ou encore à « toute association de copropriétaires ».
    • Le concept de «comptabilité simplifiée » pour les copropriétés de moins de 20 lots présente aussi une difficulté.
  • MOINS DE 20 LOTS OU 20 LOTS ET PLUS
    • L’article 577-8, § 4, 17° n’en opère pas moins une distinction entre les copropriétés de moins de 20 lots, sans pour autant tenir compte des caves, des garages et des parkings.
      • L’exclusion ne vise que les caves, garages et parkings lorsqu’ils font partie d’une copropriété composée de lots constitués principalement :
        • d'appartements,
        • de bureaux
        • ou autres locaux, dont les caves, garages et parkings sont des éléments accessoires, même si ces derniers éléments constituent des lots auxquels sont attribués des quotes-parts dans les parties communes.
      • En revanche, une copropriété composée exclusivement de garages comprenant 20 lots ou plus devra établir une comptabilité conformément aux règles de l’arrêté royal.
      • La doctrine considère que tout lot entre en ligne de compte pour déterminer si la condition de 20 lots minimum est rencontrée.
      • Appliquée à une copropriété composée exclusivement de garages comprenant au moins 20 garages,
    on se trouve devant une copropriété composée de 20 lots qui ne peut se contenter d'une comptabilité simplifiée.
  • COPROPRIETE DE MOINS DE 20 LOTS
    • Lorsque la copropriété se compose de moins de 20 lots, elle est autorisée, selon le texte légal, à tenir une comptabilité simplifiée reflétant au minimum :
      • Les recettes et les dépenses ;
      • La situation de trésorerie ;
      • Les mouvements des disponibilités en espèces et en compte ;
      • Les montants du fonds de roulement et du fonds de réserve ;
      • Les créances et les dettes des copropriétaires.
    • Outre les informations à transmettre lors de la cession d’un lot, le syndic devra aussi :
      • établir un bilan
      • et communiquer au nouveau copropriétaire une copie du dernier bilan approuvé par l’assemblée générale.
    • Les obligations suivantes inscrites dans l’arrêté royal doivent également être observées par les petites copropriétés :
      • Toute écriture s’appuie sur une pièce justificative datée et porte un indice de référence à celle-ci (art. 4, al. 1er) ;
      • Les pièces justificatives doivent être conservées, en original ou en copie durant 7 ans. Ce délai est réduit à 3 ans pour les pièces qui ne sont pas appelées à faire preuve à l’égard des tiers (art.4, al. 2) ;
      • Les livres et journaux sont tenus de manière à garantir leur continuité matérielle ainsi que la régularité et l’irréversibilité des écritures (art. 5).
      • Les livres sont tenus par ordre de dates, sans blancs ni lacunes. En cas de rectification l’écriture primitive doit rester lisible (art. 6, §1er);
      • Les livres comptables doivent être conservés pendant 7 ans à partir du 1er janvier de l’année qui suit leur clôture (art. 6, § 2).
  • USAGE D’UN PLAN COMPTABLE MINIMUM
    • Toute copropriété de 20 lots ou plus à l’exclusion des caves, des garages et des parkings doit tenir une comptabilité faisant usage du plan comptable minimum annexé à l’arrêté (art. 1er).
    • La comptabilité des associations de copropriétaires doit couvrir :
      • l’ensemble de leurs opérations,
      • de leurs avoirs et droits de toute nature,
      • de leurs dettes, obligations et engagements de toute nature (art. 3, al. 3).
  • OBLIGATION DE TENIR UNE COMPTABILITE EN PARTIE DOUBLE
    • La comptabilité est tenue selon un système de livres et de comptes et conformément aux règles usuelles de la comptabilité en partie double.
    • La comptabilité en partie double permet de connaître à tout moment les engagements faits ou reçus, leur emploi ou leur utilité, les soldes à payer ou à recevoir, ainsi que l’affectation de toutes les entrées et sorties de numéraire.
    • Les opérations sont méthodiquement inscrites ou transposées dans les comptes qu’elles concernent. (art. 3, al. 1er et 2)
      • Application des articles 4, al. 1er art. 6, § 1er.
    • Les journaux et livres sont cotés.
      • Ils sont tenus de manière à garantir leur continuité matérielle ainsi que la régularité et l’irréversibilité des écritures (art. 5).
  • INVENTAIRE ANNUEL
    • Toute association de copropriétaires procède, une fois l’an au moins, avec bonne foi et prudence, aux opérations :
    • La comptabilité des associations de copropriétaires doit couvrir :
      • de relevé,
      • de vérification,
      • d’examen
      • et d’évaluations nécessaires pour établir à la date choisie un inventaire complet :
        • de ses avoirs et droits de toute nature,
        • de ses dettes, obligations et engagements de toute nature relatifs à la copropriété ainsi qu’aux moyens propres qu’elle y a affectés.
    • Les pièces de l’inventaire sont transcrites dans un livre.
    • Les pièces dont le volume rend la transcription difficile sont résumées dans le livre auquel elles sont annexées (art. 7, § 1er).
    • L’inventaire est ordonné de la même manière que le plan comptable de l’association des copropriétaires (art. 7, § 2).
  • COMPTES DU PLAN COMPTABLE
    • Les comptes du plan comptable qui ne présentent pas d’utilité pour une association de copropriétaires ne doivent pas figurer dans le plan comptable.
  • REFERENCE A L’ARRETE ROYAL DU 30 JANVIER 2001
    • L’article 9 fait référence à certaines dispositions de l’arrêté royal du 30 janvier 2001 portant exécution du Code des sociétés qui sont rendues applicables à la comptabilité des copropriétaires.
    • Il est précisé que pour toutes ces dispositions,
      • il faut lire « inventaire » au lieu de « comptes annuels »,
      • et « associations de copropriétaires » au lieu de « société ».
  • EVALUATION DES ELEMENTS DE L’ACTIF
    • L’article 10 de l’arrêté royal dispose que les éléments de l’actif sont évalués à leur valeur d’acquisition et sont portés au plan comptable pour cette même valeur, déduction faite des amortissements et réductions de valeurs y afférents.
    • Par valeur d’acquisition, il faut entendre le prix d’achat éventuellement majoré des frais accessoires tels que:
      • les impôts non récupérables
      • les frais de transport.
  • ARRÊTÉ ROYAL DU 12 JUILLET 2012
    • Les pièces justificatives doivent être conservées, en original ou en copie, durant 7 ans et être classées méthodiquement.
      • Ce délai est réduit à 3 ans pour les pièces qui ne sont pas appelées à faire preuve à l’égard de tiers (art. 4, al. 2).
    • Les livres doivent être conservés pendant 7 ans à partir du 1er janvier de l’année qui suit leur clôture (art. 6, §2).
    • Cette disposition s’impose à toutes les copropriétés quel que soit le nombre de lots.
      • La comptabilité simplifiée ne concerne en effet que la manière dont la comptabilité doit être tenue.
  • ARTICLE 84 DU CODE DE DÉONTOLOGIE DES AGENTS IMMOBILIERS
    • D’après l’article 84 du nouveau Code, le syndic
      • tient :
        • les pièces justificatives relatives aux décomptes
        • ainsi qu’un état détaillé du patrimoine de l’association des copropriétaires, à la disposition en ses bureaux,
      • et doit les conserver pendant 10 ans, sans préjudice de son obligation de transmission de l’ensemble du dossier à son successeur.
  • ENTREE EN VIGUEUR
    • L’arrêté royal est applicable aux exercices comptables qui débutent à compter du 1er janvier 2013 (art. 11).
  • MODIFICATIONS DE LA LOI DU 18 JUIN 2018
    • Lecture de l’article 577-8/25 nouveau du Code civil comme suit :

      « L’assemblée générale désigne annuellement un commissaire aux comptes ou un collège de commissaires aux comptes, copropriétaires ou non, qui contrôlent les comptes de l’association des copropriétaires, dont les compétences et obligations sont déterminées par le règlement d’ordre intérieur ».

    1. Une seule personne ou un collège

      Le législateur a précisé qu’il fallait être souple compte tenu des différences de taille entre les associations de copropriétaires.

    2. Mission
      • La mission de commissaire aux comptes consistait à contrôler les comptes de l’association des copropriétaires.
      • Toutefois, selon la doctrine, le contrôle des comptes peut se concevoir de 2 manières :
        • Elle peut porter sur la régularité formelle des comptes, notamment si la vérification est effectuée par un professionnel.
        • Mais elle peut également consister à contrôler la concordance entre les dépenses, les initiatives du syndic et les décisions de l’assemblée.
  • CONSEIL DE COPROPRIÉTÉ
    • Un membre du conseil de copropriété ou le conseil de copropriété lui-même.
    • En application de l’art. 577-8/1, § 4 nouveau, du Code civil, le conseil de copropriété peut recevoir toute autre mission ou délégation de compétences sur décision de l’assemblée générale prise à une majorité des 2/3 des voix et sous réserve des compétences légales :
      • du syndic,
      • de l’assemblée générale
      • et du commissaire aux comptes.
  • QUALIFICATION DU COMMISSAIRE AUX COMPTES NON-COPROPRIÉTAIRE
    • L'article 10 de la loi du 2 juin 2010 insérant l'article 577-8/2 du Code civil prévoit la création de la fonction de commissaire aux comptes au sein d'une association de copropriétaires.
    • Ces associations peuvent désigner un réviseur d'entreprise ou un expert-comptable ayant pour fonction d'être commissaire aux comptes.
    • Le commissaire peut être extérieur à la copropriété sans être expert-comptable ou reviseur, bien que le législateur évoque toujours un de ces professionnels, car le texte est clair en disant « un commissaire aux comptes, copropriétaire ou non ».
      • Choix valide de l'assemblée générale décidant souverainement de confier cette mission à un tiers à la copropriété, rémunéré ou non.>
    • Le Tribunal de première instance francophone de Bruxelles considère que l'article 577-8/2 n'impose pas, qu'un commissaire non copropriétaire fasse partie de ces deux catégories.
  • RESPONSABILITÉ
    • La responsabilité du commissaire aux comptes s'apprécie à l'égard de l'association des copropriétaires au regard de la mission contractuelle qu'elle lui a confiée.
    • À l'égard des tiers, que sont également les copropriétaires, sa responsabilité extracontractuelle sera engagée s'il a manqué à une obligation générale de prudence.
  • MODIFICATION DE LA LOI DU 18 JUIN 2018
    • Sur les points suivants :
      • la solidarité entre nu-propriétaire et usufruitier dans le cadre de l'obligation au paiement des charges (art. 577-5, § 3, al. 7 nouveau, C. civ.) ;
      • les clauses pénales qui doivent figurer obligatoirement dans le règlement de copropriété (art. 577-4, § 1er al. 4, 2° nouveau, C. civ.).
  • INSERTION OBLIGATOIRE DANS LE RÈGLEMENT DE COPROPRIÉTÉ
    1. Clauses et sanctions au non-paiement des charges
      • Des clauses relatives au non-paiement des charges figurent parfois dans les statuts, mais elles peuvent aussi avoir été décidées en assemblée générale et/ou se retrouver dans le règlement d'ordre intérieur.
      • La loi impose que ces clauses pénales soient insérées dans le règlement de copropriété (loi du 18 juin 2018 dans son article 577-4, § 1er, alinéa 4, 2°, du Code civil) :
        • soit au moment de son établissement,
        • soit à la suite d'une décision d'assemblée générale qui requerra une modification du règlement de copropriété par acte notarié transcrit.

        Acquisition d’une force contraignante à l'égard de tous les copropriétaires présents et futurs.
    2. Autres clauses
      • D'autres clauses figurent parfois dans les actes de la copropriété sanctionnant certains comportements enfreignant les règles établies par les actes, telles des amendes :
        • en cas de stationnement dans les parties communes,
        • en cas de déménagement ou emménagement sans utiliser d'élévateur, etc.
      • Les tribunaux considèrent parfois que ces clauses constituent des peines privées contraires à l'ordre public.
    • Par valeur d’acquisition, il faut entendre le prix d’achat éventuellement majoré des frais accessoires tels que:
      • les impôts non récupérables
      • les frais de transport.
  • LA RÉDACTION DES CLAUSES 
    • Les règlements de copropriété prévoient fréquemment de telles clauses, mais dans les textes plus anciens, elles sont souvent sommaires et se bornent à prévoir que les sommes dues seront productives d'un intérêt de retard, dont le taux est généralement peu élevé.​
    • L'assemblée générale des copropriétaires devrait dès lors adopter un règlement prévoyant l'application d'intérêts de retard et de pénalités dont l'effet sera plus dissuasif.​
    • En effet, en l'absence d'une telle clause, seuls les intérêts moratoires, dont le taux peut être relativement faible, pourront être exigés à partir de la mise en demeure.​
    • Il existe de nombreuses clauses dont certaines sont relativement complexes. ​
  • A QUELLE MAJORITÉ LA DÉCISION DOIT-ELLE ÊTRE PRISE ? ​
    • Les 2/3 des voix des présents et représentés à l'assemblée générale (577-7, § 1er, 1°, a), tel que modifié par la loi du 18 juin 2018).​
      • Il s'agit en effet d'une décision de modification aux statuts concernant l'administration des parties communes.
  • POUVOIR DU JUGE DE RÉDUIRE LES INTÉRÊTS ET LES PÉNALITÉS ​
    1. Intérêts​
      2. Sur le plan des principes, en ce qui concerne les intérêts, le juge dispose du pouvoir de réduire l'intérêt stipulé à titre de dommages-intérêts pour retard dans l'exécution si cet intérêt excède manifestement le dommage subi à la suite de ce retard et cela, sur pied de l'article 1153, alinéa 5, du Code civil.​
    2. Pénalités​
      • Quant aux pénalités, elles peuvent être réduites par le juge sur pied de l'article 1231 du Code civil, lorsque la somme excède manifestement le montant que les parties pouvaient fixer pour réparer le dommage résultant de l'inexécution de la convention. ​
      • La pénalité peut également être réduite lorsque l'obligation principale a été exécutée en tout ou en partie. ​
      • En d'autres termes, la clause pénale ne peut pas consister en une « punition » pour le débiteur défaillant.​
      • Elle ne peut que compenser le préjudice résultant du défaut de paiement. ​
      • Le montant résultant d'une clause excessive pourra par conséquent être réduit par le juge.​
    3. En matière de copropriété​
      • Concernant les copropriétés, l’application du pouvoir de contrôle du juge donne lieu à des controverses.​
      • Bien que cela ne soit pas énoncé expressément, le législateur considère que le juge dispose d'un pouvoir de contrôle sur les clauses pénales. ​
      • Il y est en effet fait référence à la controverse existante sur le pouvoir de réduction du juge en vertu de l'article 1231 du Code civil, lorsque les clauses résultent d'une décision d'assemblée générale. ​
      • En principe de telles clauses ne peuvent pas comporter de caractère punitif, conformément au droit commun des obligations, peu importe qu'il s'agisse d'intérêts ou d'autres pénalités. ​
      • Dans l'esprit du législateur, si les clauses décidées en assemblée générale sont insérées dans les statuts, le juge dispose bien d'un pouvoir de réduire celles qui seraient excessives.​
      • Une décision du Tribunal de première instance francophone de Bruxelles considère que les articles 1226, 1231 et 1153, alinéa 5, du Code civil sont d'application en matière de copropriété.
    4. Pouvoir du juge d’allouer des indemnités en cas d’abus du copropriétaire débiteur​
      5. Dans certains cas, les tribunaux considèrent que la copropriété subit un préjudice causé par la défaillance d'un copropriétaire (débiteur et de mauvaise foi) et lui allouent des dommages et intérêts de ce chef.​
      EXEMPLES :
      • Juge de Paix du 4e canton de Liège, 18 février 2004, R.C.D.I.-T. App., 2006, liv. 1er, n ° 431.​
      • Juge de Paix du 2e canton de Schaerbeek, 4 mars 2005, R.C.D.I-T. App., 2006, liv. 4, n° 493.​
      • Juge de Paix de Saint-Josse-ten-Noode, 5 mai 2004. R.G. n° 04A729, inédit.​
  • MISE EN DEMEURE ​
    • Tout recouvrement amiable d'une dette doit commencer par une mise en demeure (conforme aux dispositions légales) qui contiendra obligatoirement certaines mentions prévues par la loi du 20 décembre 2002.​
    • Notamment, la mise en demeure doit indiquer clairement :​
      • le montant dû en principal ​
      • ainsi que les intérêts conventionnels ​
      • et la clause pénale. ​
    • Elle doit aussi mentionner le délai dans lequel la créance peut être remboursée avant que des mesures complémentaires soient prises. ​
      • Ce délai est d'au moins 15 jours et commence à courir à la date de l'envoi de la sommation écrite.​
  • SUSPENSION DU PAIEMENT DES CHARGES ​​
    • L'exception d'inexécution en matière d'arriérés de charges de copropriété n'est pas applicable car elle est propre aux contrats synallagmatiques, alors que les statuts d'un immeuble n’en sont pas uns.​
      • De manière générale, l'obligation de régler les charges de copropriété ne peut être suspendue par un copropriétaire en raison de l'inexécution de travaux dans son appartement, et il ne peut y avoir de compensation entre une créance certaine de charges de copropriété et une créance faisant l'objet de contestations, en l'occurrence la demande d'indemnité pour trouble de jouissance.
  • USUFRUIT ​
      • Modification de la loi du 18 juin 2018
    • Instauration d’une solidarité entre usufruitiers et nus-propriétaires de sorte que le recouvrement des charges peut s'exercer pour le tout tant à l’encontre du nu-propriétaire que de l'usufruitier (art. 577-5, § 3, alinéa 7 nouveau, du Code civil) ; ​
      • Un recours contributoire pouvant être exercé entre eux.
    • Etablissement par le syndic des comptes suffisamment détaillés permettant à l'usufruitier et au nu-propriétaire de procéder à la répartition des charges entre eux. ​
      • Le syndic n'est pas tenu d'opérer lui-même la ventilation des charges communes entre usufruitier et nu-propriétaire.
    • Selon les articles 605 et 606 du Code civil, l'usufruitier est tenu des réparations d'entretien, tandis que les grosses réparations demeurent à la charge du propriétaire. ​
      • Dans les immeubles en copropriété, la plupart des charges devront être supportées par l'usufruitier et il faut éviter d'opérer une confusion avec la répartition des charges entre propriétaire et locataire qui est régie par les dispositions légales propres au bail.
  • AUTRES SITUATIONS DE DÉMEMBREMENT
    • D’après les premiers commentateurs de la loi du 18 juin 2018, ne sont pas visées par la nouvelle disposition :
      • les autres situations de démembrement,
      • le droit de propriété grevé d'un droit :
        • d'emphytéose,
        • de superficie,
        • d'usage
        • ou d'habitation
      • le cas de l'indivision entre plusieurs titulaires du droit de propriété.
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